L'attività amministrativa

 

L'attività amministrativa contabile del condominio si articola come segue: 

1)  preventivo cioè il calcolo approssimativo delle spese di gestione condominiale occorrenti durante l'anno, che deve essere approvata all'assemblea di condominio all'inizio della gestione annuale. Ciò è previsto dall'articolo 1135 comma 2 del codice civile. L’ approvazione del preventivo di spesa da parte dell'assemblea è indispensabile sia per una corretta gestione amministrativa dello stabile, sia per determinare i limiti di spese entro il quale amministratore deve operare nel corso della sua gestione. 

2) rendiconto (erroneamente definito da tutti bilancio) della gestione annuale che l'amministratore di condominio deve presentare all'approvazione dell'assemblea e dal quale risultano, tra le posizioni più in vista, ii credito e/o debito di ciascun condomino, i debiti contratti dal condominio nella gestione corrente, i debiti pregressi pagati nella gestione corrente con la riscossione dei saldi; gli accantonamenti per indennità di fine rapporto per eventuali dipendenti nonché i fondi di riserva. Ci sono molte altre voci del rendiconto di cui ne riparleremo nel prossimo articolo. 

L'amministratore è tenuto a conservare i documenti condominiali, tra cui licenza o concessione edilizia o permesso di costruire l'immobile; copia del frazionamento catastale dell'immobile copia del regolamento di condominio e gli atti di acquisto della proprietà dei condomini: il libro dei verbali nonché le deleghe depositate per le assemblee; le ricevute e gli avvisi di convocazione assemblea dei condomini; contratti di assunzione e libri paga dei dipendenti; gli estratti conto del conto corrente condominiale;  contratto di assicurazione e ricevute dei premi pagati; contratti di manutenzione ascensori riscaldamento e aria condizionata………….

Vi è un’erronea convinzione che l'amministratore possa distruggere ogni documento una volta approvato il rendiconto annuale. Tale convinzione deve essere assolutamente confutata. E adesso vi spiego il perchè: pensiamo all’ipotesi che la delibera assembleare di approvazione del rendiconto sia nulla perché un condominio per errore non è stato convocato all’assemblea condominiale. Per tale circostanza, il condomino può far valere in qualunque tempo tale nullità e l'amministratore deve avere a disposizione tutta la documentazione per replicare alle eccezioni del condomino. Qualora l’amministratore ne fosse sprovvisto, metterebbe in grave difficoltà tutto il condominio.

Il mio consiglio è quello di scannerizzare ed archiviare in forma elettronica tutto ciò che fa riferimento al condominio, in modo da conservare la documentazione cartacea anche in un archivio lontano dallo studio dell’amministratore.